중남미 업체에 보내는 첫 스페인어 메일

제목만 보고 지워지지 않으려면

중남미 업체에 처음 메일을 보낼 때, 받는 사람은 우리 회사를 전혀 모릅니다. 받은편지함에서 눈에 들어오는 것은 보낸 사람 이름과 제목 한 줄뿐입니다. 메일을 열어볼지 말지가 이 한 줄에서 정해집니다.

아래 예문은 전문가용 피부 관리 기기를 만드는 한국 회사가 콜롬비아의 장비 유통사에 처음 연락하는 상황입니다.

제목에는 어떤 제품에 관한 제안인지, 어느 회사가 보냈는지를 스페인어로 밝혀 적는 편이 좋습니다. 반대로 아래와 같은 제목은 열어보기도 전에 지워지기 쉽습니다.

첫 문장은 상대 회사 이야기로

같은 내용을 여러 업체에 붙여 넣은 메일은 첫 줄에서 티가 납니다. 메일을 보내기 전에 상대 회사 홈페이지에서 취급 제품과 거래 지역을 살펴보고, 그중 우리 제품과 관련 있는 내용을 하나 골라 첫 문장에 씁니다. 보낼 업체가 많을수록 건너뛰고 싶어지는 단계지만, 받는 사람은 첫 줄만 읽어도 자기 회사를 알아보고 쓴 메일인지 알 수 있습니다.

우리 회사 소개는 그다음에 한 문장이면 충분합니다. 연혁이나 수상 이력은 첨부한 회사 소개서에 넣어 두면 됩니다.

첫 메일에서 부탁할 것은 하나

첫 메일 한 통으로 견적 요청이나 계약 이야기까지 나아가기는 어렵습니다. 이 단계의 목표는 상대가 첨부 파일을 한 번 열어보는 것, 그리고 며칠 뒤 전화를 걸었을 때 그 메일을 기억하는 것입니다.

그래서 부탁도 작게 합니다. 시간이 날 때 카탈로그를 살펴봐 달라고 하고, 관심이 있으면 15분 정도 화상으로 제품을 소개하겠다고 덧붙입니다. ‘빠른 회신 부탁드립니다’를 그대로 옮긴 문장은 처음 연락하는 상대에게 재촉처럼 읽힐 수 있어 피합니다.

자료는 용량이 작은 PDF로 만들어 메일에 직접 첨부합니다. 모르는 사람이 보낸 클라우드 링크는 선뜻 누르기 어렵기 때문입니다. 고화질 자료나 영상은 상대가 관심을 보인 뒤에 보내도 늦지 않습니다.

일주일이 지나도 답장이 없다면

첫 메일에 답장이 오지 않는 일은 흔합니다. 모르는 회사에서 온 메일을 서둘러 처리할 이유가 상대에게는 없기 때문입니다. 거절했다기보다 미뤄 두었을 가능성이 큽니다.

이럴 때는 같은 메일을 다시 보내기보다 전화를 겁니다. 대표번호로 전화해 지난주에 회사 소개 메일을 보냈다고 알리고, 새 제품에 관해서는 어느 분과 이야기하면 되는지 묻습니다. 제품을 설명하려는 전화가 아니므로 길게 말할 필요는 없습니다. 첫 메일은 이 전화를 걸 이유가 되어 줍니다.

담당자와 연결되면 자료를 메신저로 다시 보내도 되는지 물어봅니다. 이메일과 왓츠앱 가운데 어느 쪽이 편한지는 상대에게 직접 물어 정하면 됩니다.